Obrigações legais para Micro e Pequenas Empresas: riscos e soluções

Especialista alerta para obrigações legais que são frequentemente negligenciadas por micro e pequenas empresas — e que podem gerar multas, processos ou até o fechamento do negócio

Muitas vezes, o sonho de empreender no Brasil se choca com uma realidade dura: a complexidade da legislação. Segundo um levantamento do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT), desde a promulgação da Constituição Federal de 1988 até 2024, foram editadas mais de 7,8 milhões de normas, sendo 517 mil apenas sobre matéria tributária — o que equivale a uma nova norma tributária a cada 25 minutos. Para pequenos empresários, que normalmente não contam com um departamento jurídico ou de compliance estruturado, esse desafio pode significar prejuízo financeiro ou até o encerramento das atividades.

É o que alerta Gleison Loureiro, CEO e fundador da AmbLegis, empresa especializada em tecnologia para gestão de requisitos legais e compliance. “Existe uma falsa impressão de que, por serem menores, essas empresas estão isentas de uma série de exigências. Mas a verdade é que muitas leis se aplicam a todos, independentemente do porte”, afirma.

Entre as exigências legais frequentemente ignoradas por pequenas e médias empresas, o especialista cita cinco:

1. DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): obrigatória para empresas do Simples Nacional, deve ser entregue anualmente à Receita Federal;
2. Normas Regulamentadoras (NRs): determinam padrões de segurança e saúde no trabalho, mesmo em operações pequenas, exigindo treinamentos e controles específicos;
3. LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados): impõe regras rígidas para coleta, armazenamento e uso de dados pessoais, inclusive para microempresas;
4. Licenças ambientais e sanitárias: mesmo negócios de baixo impacto precisam estar regularizados junto aos órgãos competentes;
5. ECD e ECF (Escrituração Contábil/Fiscal Digital): obrigatórias para empresas fora do Simples Nacional, com regras detalhadas e prazos rígidos.

Ignorar essas obrigações pode sair caro. As penalidades vão desde multas milionárias, como as previstas na LGPD (até 2% do faturamento, limitadas a R$ 50 milhões por infração), até interdições, processos trabalhistas ou cíveis, além de dificuldades para obter crédito, participar de licitações ou fechar parcerias. “Para um pequeno negócio, qualquer impacto imprevisto no caixa pode ser fatal”, ressalta o CEO.

Além das consequências legais, o descumprimento também pode afetar a imagem da empresa. “A reputação é um ativo valioso. Problemas com consumidores, vazamento de dados ou denúncias por más condições de trabalho podem minar a confiança do mercado”, completa Loureiro.

A tecnologia como aliada

Com tantas exigências em jogo, o controle manual se torna praticamente inviável. É aí que entra a tecnologia como aliada do pequeno empreendedor. “A AmbLegis desenvolveu uma plataforma que automatiza o mapeamento e o monitoramento das obrigações legais, emitindo alertas em tempo real sobre prazos, atualizações legislativas e pendências”, detalha o CEO. O sistema também centraliza documentos e históricos de conformidade, facilita auditorias e integra com outras ferramentas, como sistemas de ponto eletrônico, para mapear riscos trabalhistas.

“Nosso objetivo é democratizar o acesso à gestão legal e ao compliance. Com tecnologia, mesmo uma empresa pequena pode operar com o mesmo nível de controle e segurança de uma grande corporação”, explica Loureiro.

Além de evitar riscos, o uso de ferramentas automatizadas permite acompanhar com mais agilidade as mudanças constantes na legislação - o que é essencial, especialmente diante de novidades que já começam a valer nos próximos meses. Entre as legislações mais recentes que exigem vigilância redobrada estão a própria LGPD, cuja fiscalização vem se intensificando, e mudanças previstas para 2025 no Simples Nacional, como a obrigatoriedade do Código do Regime Tributário (CRT 4) nas notas fiscais eletrônicas emitidas por MEIs.

“Empreender já é um desafio. Mas ignorar a legislação pode transformar um bom negócio em uma dor de cabeça. Estar em dia com as obrigações é, antes de tudo, uma forma de proteger o futuro da empresa”, finaliza o CEO da AmbLegis.

Fonte: AmbLegis