Essa tarefa contábil parece inofensiva, mas rouba tempo e produtividade do seu dia.

Você sabia que só tem cerca de 1.000 minutos “acordado” por dia? E poucos deles realmente são produtivos para trabalhar.

Se contarmos as 24h do seu dia e descontarmos o tempo que você passa dormindo, seu dia tem cerca de 1.000 minutos – que podem ser divididos em 100 “blocos” de 10 minutos cada. 

É esse o conceito que Tim Urban apresenta no artigo 100 Blocks a Day. Nosso tempo tem fim, e a forma com que o gastamos define, na prática, a produtividade do dia a dia, qualidade de vida e, consequentemente, os resultados no seu escritório de contabilidade.

Colocando seu tempo de trabalho em perspectiva

Uma jornada de trabalho leva, em média, 8 horas (ou 480 minutos, que são os blocos azuis na imagem a seguir). 

Esse é o tempo que você e sua equipe tem disponível para tomar decisões, resolver problemas, atender clientes, fechar contabilidades e ainda entregar resultados. 

Parece pouco? 

E fica ainda menor quando parte disso se perde em tarefas manuais que poderiam ser automatizadas.

Como a rotina de cobrança e recebimento de arquivos dos clientes:

• Mandar mensagem;
• Reencaminhar e-mail; 
• Ligar; 
• Esperar resposta; 
• Ver se o arquivo veio; 
• Conferir se está certo; 
• Voltar a cobrar.

Essas são coisas que poderiam ser resolvidas com dois cliques.

No papel, cobrar documentos parece uma tarefa simples. Muitos escritórios nem percebem que esse é um gargalo real da operação que joga a produtividade lá para baixo.

E é exatamente esse problema que a solução Ottimizza.Cobra Arquivo resolve, automatizando completamente a cobrança e recebimento de documentos dos seus clientes, liberando sua equipe para o que realmente importa — e devolvendo blocos valiosos ao seu dia.

4 passos para automatizar a cobrança de documentos de seus clientes.

Assim como o Ottimizza.Busca Extrato, a tecnologia Ottimizza.Cobra Arquivo foi feito exatamente para resolver esse tipo de rotina que parece pequena, mas consome energia produtiva todos os dias.

Com ele, você automatiza a cobrança de documentos e recebe os arquivos certos, no tempo certo — sem que ninguém da sua equipe precise cobrar o cliente manualmente.

Funciona assim:

1. Defina quais documentos precisa cobrar de cada cliente;
2. O sistema envia mensagens automáticas e personalizadas para WhatsApp e e-mail do seu cliente;
3. O cliente clica no link e envia os arquivos direto pela plataforma.
4. O sistema recebe o arquivo e dá o check para aquele documento na atividade. O contador segue feliz com seu trabalho — sem precisar cobrar de novo.

Simples, né?

Nunca mais cobre arquivos manualmente.

Com o Ottimizza.Cobra Arquivo, você organiza, padroniza e automatiza esse processo — e sua equipe trabalha com os documentos certos, no tempo certo.

Mas um questionamento muito comum e compreensível é:

“Vale mesmo contratar uma solução só pra isso”?

À primeira vista, cobrar documentos dos clientes pode parecer uma tarefa simples.Algo que dá para resolver com uma mensagem rápida ou uma planilha de controle.

Mas é só quando você olha com mais atenção, que percebe o real impacto:

• O problema é o mesmo, todo mês, com todos os clientes
• Envolve várias etapas: lembrar, organizar, cobrar de novo…
• Depende da resposta de outra pessoa, o que quebra o seu fluxo de trabalho
• Gera retrabalho e atrasos quando os documentos vêm errados, incompletos ou fora do prazo

No fim, essa tarefa “boba” é uma das que mais consome energia operacional, mais gera estresse na equipe e mais compromete os prazos do escritório.

É justamente por isso que vale automatizar.

Porque se fosse tão simples assim, ela não estaria travando o dia a dia de tantos escritórios contábeis.

O que você pode cobrar com o Ottimizza. Cobra Arquivo?

• Notas fiscais
• Extratos bancários
• Comprovantes de impostos
• Folha de pagamento
• Recibos de autônomos (RPA)
• Documentos societários ou fiscais
• Qualquer outro arquivo necessário para o fechamento contábil do mês

Chega de interrupções, retrabalho e cobrança manual. Ottimizza.Cobra Arquivo faz isso por você — e libera aquele tempo precioso para sua equipe  focar no que realmente importa.

Que tal ganhar alguns blocos de tempo para sua rotina?